Baza wiedzy
W dzisiejszych czasach z wideorozmowami na Messengerze czy tzw. callami na Teamsie jesteśmy za pan brat. Fakt organizowania różnego rodzaju eventów w formie online nie jest już dla nas żadną nowinką – głównie za sprawą pandemii, kiedy to musieliśmy „przemodelować” wiele znanych nam form komunikacji. Warto więc zgłębić temat wydarzeń online i poznać wszelkie możliwości przez nie oferowane!
Dla wielu branż, w tym naszej – eventowej, 2020 rok był swego rodzaju momentem przełomowym. Duża część naszego życia musiała przenieść się do świata wirtualnego – i jeśli ktoś pogodził się z tym w dobrym momencie, szukając sposobów na dostosowanie się do nowych warunków, to mógł na tym sporo zyskać.
A że okazało się, że tak naprawdę mnóstwo sfer codziennego życia – także zawodowego, kulturalnego czy rozrywkowego – można „odtworzyć” również w wersji online, i to w całkiem niezłym stylu, to takie podejście z nami zostało… I pewnie zostanie. 😉
Zatem co wyróżnia konkretne wydarzenia, których organizacja w sieci nie stanowi już dla nas żadnego problemu?
Okej, pojęcie konferencji jest Ci pewnie dobrze znane – zwłaszcza jeśli pracujesz w branży eventowej czy marketingowej. Kilku prelegentów z ciekawymi (lub mniej) prelekcjami, mnóstwo stoisk z gadżetami, roll-upów z hasłami partnerów wydarzenia czy catering z finger foodsami. Tak wygląda to w wersji stacjonarnej…
Konferencje online z kolei odbywają się w całości w internecie. Te hybrydowe są zaś organizowane w stylu: „pół na pół” – możesz więc zjawić się w hotelu czy innym miejscu, gdzie odbywa się wydarzenie, ale masz też możliwość obejrzenia go zdalnie, w dresach czy przy obiedzie.
Odpadają Ci kwestie szukania odpowiedniej przestrzeni, przygotowania oświetlenia, nagłośnienia, cateringu, obsługi podczas samego wydarzenia, nie musisz martwić się zapewnieniem noclegu dla prelegentów… Brzmi zachęcająco. Jednak są też kwestie, o które przy takim modelu musisz szczególnie zadbać. Jakie?
Najważniejsze jednak jest to, co zostawiliśmy sobie na deser, czyli… dobór odpowiedniej platformy. Odpowiedniej, czyli takiej, która umożliwi Ci realizację wszelkich założeń wydarzenia. Odpowiedz sobie więc na pytania:
…a później sprawdź, która z platform spełni Twoje wymogi i będzie Ci najbardziej odpowiadać.
Jedno z ulubionych narzędzi marketingowców. Webinary to nic innego jak szkolenia czy kursy prowadzone za pośrednictwem transmisji online, czyli live streamingu, bądź też nagrane z wyprzedzeniem i udostępnione w sieci w danym momencie. W ich przypadku nie ma więc batalii pt. opcja stacjonarna czy jednak zdalna, ponieważ z założenia są wydarzeniami odbywającymi się w internecie.
Webinary pełnią głównie funkcję edukacyjną, jednak połączoną z wieloma innymi celami, takimi jak: zwiększanie świadomości marki, budowanie jej pozycji eksperta na rynku, pozycjonowanie pracowników danej firmy czy promowanie jej usług bądź produktów. Wydarzenia te dają Ci więc szeroki wachlarz możliwości, z których – o ile właściwie je wykorzystasz – możesz mieć wiele korzyści.
A „właściwie” – czyli jak? Ano profesjonalnie! W końcu internet to skupisko nieskończonej ilości treści. Chcąc się w nią „wstrzelić” i dotrzeć do grupy docelowej, na której Ci zależy, potrzebujesz dobrej promocji i wysokiej jakości contentu. Zastanów się więc nad doborem odpowiednich urozmaiceń, takich jak: możliwość zadawania pytań, czat na żywo, testy wiedzy, tłumaczenia migowe, napisy na żywo, aż w końcu – statystyki czy analitykę, które z pewnością ułatwią Ci organizowanie kolejnych tego typu wydarzeń.
Większośc tych opcji oferują Ci narzędzia, takie jak chociażby Zoom czy ClickMeeting. Dzięki nim sprawnie przeprowadzisz rejestrację, spersonalizujesz wszelkie informacje i prezentację, a gdy przyjdzie co do czego – będziesz mógł także prowadzić transmisję w wielu mediach jednocześnie, jak również zapisać ją już po całym evencie.
Mamy nadzieję, że masz same miłe wspomnienia związane z seminariami licencjackimi lub magisterskimi – o ile oczywiście hasło „seminarium” wywołało w Tobie właśnie takie skojarzenia. Jak się jednak okazuje, jest to obszerniejsze pojęcie…
Seminarium szkoleniowe przyjmuje bowiem formę spotkania edukacyjnego z prelegentem/ szkoleniowcem w roli głównej – z reguły jednym; rzadziej dwoma czy trzema. Czym więc różni się od webinaru? Przede wszystkim grupą odbiorców! W przypadku seminarium jest to grono zdecydowanie bardziej zamknięte i częściowo już „wdrożone” w temat (specjaliści w danej dziedzinie, pracownicy firmy). Ponadto zazwyczaj nie transmituje się go na żywo dla szerszej publiki, np. odbiorców w social mediach.
Protip: zarówno w przypadku webinaru, jak i seminarium dokładnie przemyśl kwestię tego, kto ma brać w nich udział. Jeśli podczas wydarzenia będą przekazywane poufne informacje, pamiętaj o utworzeniu dostępu zamkniętego – tylko na zaproszenie. Wówczas zapoznaj się również z zasadami RODO i zadbaj o bezpieczeństwo przetwarzania danych.
Eventy wizerunkowe to zapewne „konik” wszystkich PR-owców. Jak sama nazwa wskazuje, takie wydarzenia mają zwiększać świadomość marki lub kształtować jej wizerunek. W wielu przypadkach są częścią kampanii marketingowych, ponieważ dają wiele ciekawych możliwości do promocji nowych produktów, całych linii produktowych czy rebrandingu danej marki.
Ich celem nie jest więc edukacja czy networking – stanowią za to bardzo efektywne narzędzie marketingowe, generujące sprzedaż, a jednocześnie korzystnie wpływające na PR marki.
Pandemia pokazała nam, że nie ma rzeczy niemożliwych, dlatego również i te wydarzenia bez problemu można organizować w formie online – chociażby częściowo, za pomocą live streamingu. Jednak z racji tego, że tak naprawdę sama forma eventu jest bardzo zbliżona do w wydarzenia w trybie stacjonarnym, pamiętaj, że tu również wszystko ma znaczenie – jakość zaproszeń, materiałów wideo, grafik, całej identyfikacji wizualnej…, a nawet pomysł na kreatywne giftpacki w wersji online (bo tak, da się!).
Choć brzmi tajemniczo, team building to po prostu wszelkie formy integracji zespołu, gdzie uczestnicy uczą się ze sobą współpracować, eksplorują swoje role zawodowe, a przede wszystkim… poznają się i budują między sobą zaufanie. Są to więc ciekawsze i bardziej urozmaicone zajęcia w grupach, takie jak warsztaty czy zajęcia interaktywne.
Co ciekawe, również i takie wydarzenia coraz częściej organizuje się w formie zdalnej. Nie ma się czemu dziwić – w końcu wiele firm pracuje już w takim trybie na co dzień. Chcąc uniknąć problemów związanych z logistyką i dograniem wszelkich terminów, decydują się właśnie na integrację zespołu w wersji online. A bądź co bądź, w dzisiejszych czasach, przy tak ogromnej liczbie dostępnych form wirtualnej aktywności wcale nie jest to takie trudne!
Jak więc widzisz, wydarzenia online to dosyć złożone zagadnienie – i nie chodzi tylko o ich „merytorykę”, ale także o często spędzające sen z powiek aspekty techniczne. Ich organizacja nie może bowiem ograniczać się jedynie do streamingu, pozbawionego wszelkiej formy interaktywności.
Jak bez zakłóceń i w najwyższej możliwej jakości zrealizować transmisję konferencji hybrydowej, odbywającej się w budynku, gdzie jest słaby zasięg lub nie ma miejsca na rozstawienie odpowiedniej liczby kamer? Które medium będzie najlepsze do tego, by ją transmitować? A może można zrobić to na stronie internetowej – z dedykowaną domeną i identyfikacją wizualną marki klienta?
Jeśli masz już wystarczająco dużo na głowie i nie chcesz przejmować się kwestiami w stylu tych opisanych powyżej – odezwij się! Mamy wiedzę, zespół pełen ekspertów, sprzęt, doświadczenie i nasze know-how, dzięki którym wspólnie na pewno zrealizujemy jedyne w swoim rodzaju wydarzenie.
